EMIS Tanıtım bilgileri

EMIS (Education Management Information Systems) EMIS Okul içindeki tüm işleyişi ve iletişimi elektronik ortama taşıyan; yönetici, öğrenci ve öğretmen için geniş istatistiki bilgileri oluşturma imkanı sunan,bilginin oluşturulması, kurumsallaştırılması değerlendirilmesi ve paylaşılmasını sağlayan en yeni teknoloji ile üretilmiş web tabanlı veritabanı yapısına sahip bir okul otomasyon sistemidir.

Türkiye’de Venero OBS projesi kapatılandan sonra yurtdışındaki öğretim kurumlarının ihtiyacını karşılamak amacıyla hazırlandı. www.emis.kg 2007 yılında başlayan proje kullanıcılarında katkılarıyla geliştirilmeye devam ediyor. Kullanmak isteyen okullar Surat’e ait sunucular üzerinden kullanabiliyor. EMIS’deki amacımız kendi kurumlarımızın ihtiyaçlarını karşılayacak okul yönetim sisteminin bizcesini oluşturmaktır. 

2010 yılı itibariyle devlet okullarında da kullanılmaya başlandı. Devlet okullarında ve özel okulda aynı programın kullanılması ortak ve işlevsel bir mevzuat için yeni imkanlar oluşturuyor. Devlet eğitim mevzuatını geliştirirken EMIS’i dikkate alıyor. Bu durum EMIS kullanan özel okulların işini kolaylaştırıyor. 

EMIS Avrupa-Türk eğitim sistemi ile birlikte eski sovyet eğitim sistemini de (jurnal) destekliyor. ISO kalite sertifikası almak isteyen eğitim kurumlarımızda EMIS ile daha kolay standartları yakalıyor ve kısa sürede sertifika alabiliyorlar. EMIS’i hazırlanıyorken ISO kalite standartlarını dikkate aldık.

Şu anda 5 farkıl ülkede 100’e yakın okulda kullanılıyor. Bu sene bu sayının 3 – 4 katına çıkarılması hedefleniyor. EMIS farklı ülkelerde farklı mevzuatlara göre çalışabiliyor. Alfabe ve dil problem değil. Yeni bir dil eklemek için kelime kütüphanesinin güncellenmesiyle birkaç saatte gerçekleştirilebiliyor.

EMIS temel paketi içinde veli ve öğrenci bilgilendirme için web sayfası otomatik olarak geliyor. Öğretmenlerin okul dışından not ve devamsızlık girmesi içinde ayrıca bir web sayfası var. 

GDS ve SBS için ölçme değerlendirme amaçlı yeni bir modül geliştiriliyor. Kırgızistan özel okulları kullanmaya başladı. Kazakistan’da özel bir dersane için geliştirme süreci devam ediyor. Optik okuyucudan alınan txt dosyası internetten import ediliyor ve tanımlanan cevap anahtarına göre analiz yapılarak sonuçlar anında üretiliyor. İster karne olarak basın, ister webde yayınlayın, istersenizde toplu sms ile cep telefonlarına gönderin. 4-5 aya kadar isteyen okullar bu modülü ücretsiz olarak destek bedeli ile kullanacaklardır. 

EMIS’in yeni versiyonu lokal bilgisayara kurulmuyor. İnternet aracılığı ile bizim sunucularımız üzerinden kullanılıyor. Böylece okullar sunucu-server ve işletim sistemi yatırımına girmiyor. Serverin performansından, bakımından, güvenliğinden, virüs koruyucusundan, internet kanalından, desteğinden ve yenilenmesinden biz sorumluyuz. Okulların EMIS için uzman bir bilgi işlemciye de ihtiyacı olmuyor. Amacımız eğitim kurumlarımızın küçük imkanlarla bu sistemi kullanmasını ve sonuç almasını sağlamak. EMIS sisteminde eğitim şirketine bağlı bütün kurumlar bir merkezden çalışıyorlar. Genel müdürlüğe bilgi taşımaya gerek kalmıyor. Genelde okul otomasyon programları uzman personel ve yüksek altyapı maliyeti getirdiği için uygulaması zor ve pahalıdır. Biz bunu bildiğimiz için sıradan personellerle uygulanabilen ve özel bir altyapı gerektirmeyen bir okul otomasyonu yaptık. 

Temel paket içinde üç tane modül var. Temel modül, WEB modülü, kütüphane modülü. Temel modül not, devamsızlık ve temel raporlar için kullanılıyor. Web modülü öğretmen, öğrenci ve velilerin internet aracılığı ile EMIS’e ulaşması için kullanılıyor. Kütüphane modülünüde temel paket içine aldık. 

Toplu SMS modülümüzde temel paket içinde ücretsiz veriliyor ancak Cep telefonu operatörlerine bağlımlı olduğumuz için ilgili ülkenin cep telefonu operatörüne göre ayarlama yapmamız gerekiyor. EMIS’ten direk toplu SMS gönderebiliyorsunuz. Birkaç ülkede toplu SMS testlerimizi yaptık ve olumlu sonuç aldık. Toplu SMS hizmetini hemen kullanmak isteyenler için global bir cep telefonu operatörü aracılığı ile sistemi çalıştırabiliyoruz ancak fiyatlar her ülke için uygun olmayabiliyor. Bazı ülkelerde ekonomik olabildiği gibi bazı ülkelerde pahalı kalabiliyor. Toplu sms olarak öğrenci devamsızlık ve not durumu bildirimi, veli toplantılarının bildirimi, özel günlerde kutlama mesajları (mezuniyet tarihi, doğum günü, evlilik yıldönümü vs) gönderimi, olumsuz hava koşulları nedeni ile iptal olan derslerin bildirimi, okul aile biriliği toplantıları ve mezunlar günü bildirimi gibi amaçlarla kullanabilirsiniz. 

Ayrıca birden fazla okulu bulunan eğitim şirketlerine yeni bir modül geliştirdik. Merkezi Genel Müdürlük modülü ile bütün eğitim kurumları bir merkezden yönetilebiliyor ve raporlanabiliyor. Eğitimden sorumlu genel müdürler bütün okulları bir noktadan izleyebiliyor, yönetebiliyor ve raporları alabiliyor. Bu modül eğitimden sorumlu yöneticinin işyükünü hafifletiyor. Bu modül okullar arasında standartlaşmayı sağlıyor ve bütün bilgilerin birleştirilmiş (konsolide) olarak anlık görülmesini sağlıyor. Merkezi genel müdürlük modülünü temel paket içine almadık çünkü okul sayısı az olan eğitim şirketleri istemeyebiliyor. 

Kütüphane modülünü de temel paket içine aldık. Her bir okul kütüphanesini EMIS ile barkod destekli olarak yönetebiliyor. Öğrencilerin okuduğu kitaplarla ilgili analizler yapılabiliyor ve bilgiler karnelere, web sayfasına ve diğer raporlara aktarılıyor. Kaybolan yada teslimi geciken kitapları da yakından takip etmek mümkün oluyor. 

Personel ve öğrenci kimlik kartlarını da profesyonel seviyede EMIS’ten bastırmak mümkün. Elektronik mesai takip (gate control) ve elektronik öğrenci yoklama sistemi kullananlarda EMIS’ten proximity ve mifare kartları bastırabiliyorlar. 

Eyalet sistemiyle yönetilen ülkelerde her bir eyaletin mevzuatı farklı olabiliyor. Bu durumda da EMIS her bir okulun farklılıklarına göre ayarlanabildiğinden EMIS ile bütün kurumlar bir arada uyumlu olarak yönetilebiliyor. Mevzuat, dil, rapor, müfredat ve standart farklılıkları EMIS içinde her bir okula göre ayarlanabilen bölümlere sahip. 

EMIS aynı anda 3 farklı dilde çalışabilir. İngilizce, Türkçe ve bulunulan ülkenin resmi dili olmak üzere üç farklı alfabe ve üç farklı dil ile çalışılabiliyor. Her bir kullanıcı kendi tercih ettiği dil ile çalışabilir. EMIS’in yazılım tekniği sayesinde dil ve alfabe farklılığı problem değil. 

Yönetici ve öğretmenler okul dışından sisteme ulaşabilir. Yöneticiler seyahatteykende uzaktan bağlanarak işlerini yapabilir ve EMIS’i kullanabilir.

Neden EMIS?

1. Yazılımda ve geliştirmede sürekliliğin sağlanamaması ve yazılımı yapan personele bağımlılık,
2. Uzman ve deneyimli yazılımcıların istihdam edilememesi, maliyetlerin yüksek gelmesi,
3. Yazılım personeli değiştiğinde aksaklıkların oluşması, proje devamının riske girmesi,
4. Dışarıdan ekonomik olarak tedarik edilebilecek bir çok ek hizmetin  programa zorluğu yüzünden kullanılamaması veya yüksek maliyetlerle gerçekleştirilmesi,
5. Uluslar arası ölçülere göre geliştirme yapılamaması, diğer ülkelerin birikimlerinin paylaşılamaması, çözümlerde çeşitlilik oluşturulamaması,
6. Okul programının bulunulan ülkenin diğer özel ve devlet okulları ile paylaşım platformu olacak şekilde genişletilememesi,
7. Program EMIS ölçeğine göre daha dar alanda kullanıldığı için kullanıcılar arası paylaşım ve sinerji alanının dar olması,
8. Bilgi, veritabanı ve veri kanalı güvenliğine yeterince ağırlık verilememesinden dolayı güvenlik risklerinin engellenememesi,
9. Merkezi sınav değerlendirme (ölçme değerlendirme), barkod ve RfID destekli kütüphane, kiralama sistemiyle lisans maliyetlerini düşürme (cloud  computing), proximity ve mifare personel ve öğrenci kartlarının altyapıya entegrasyonu, toplu sms hizmetlerini kullanabilmek için global ve yerel cep telefonu operatörleri ile entegrasyon gibi spesifik konularda geliştirmelerin yerel imkanlarla yapılamaması veya çok maliyetli olması.
10. Program geliştirme sürecinde ISO ve benzeri kalite standartlarının dikkate alınamaması ve bütünlüğün korunamaması,
11. En önemlisi eğitim için harcanması gereken enerji, motivasyon ve imkanların yazılımla meşkuliyetten dolayı israf edilmesi.